Como gestionar automatizaciones y autorespondedores

Uno de los usos más habituales del email marketing es la gestión de autorespondedores, o emails que se envían de forma automática en determinadas circunstancias.

La nueva versión de Mailrelay incluye muchas nuevas opciones, y facilita la gestión de las antiguas funcionalidades que se mantienen.

En este tutorial vamos a ver cómo gestionar las automatizaciones de la nueva versión de Mailrelay, paso a paso.

Centrándonos en un pequeño ejemplo concreto.

Pero te servirá para ver cómo desarrollar otras automatizaciones similares, pues funcionan de igual forma.

TABLA DE CONTENIDOS

• 1. Preparando un autorespondedor tras la suscripción
  • 1.1. Primera pantalla de configuración del autorespondedor
  • 1.2. Segunda pantalla de configuración del autorespondedor
  • 1.3. Tercera pantalla de configuración del autorespondedor
  • 1.4. Cuarta pantalla de configuración del autorespondedor
• 2. Probando el autorespondedor que hemos creado
• 3. Estadísticas de automatizaciones y autorespondedores
• 4. Añadir más triggers o desencadenantes al autorespondedor
• 5. Automatizaciones más fáciles de crear y de gestionar

1. Preparando un autorespondedor tras la suscripción

El primer paso de este ejemplo, va a ser preparar el típico autorespondedor que envía un email después de que un nuevo suscriptor se registre.

Cosas que doy por hecho en este tutorial:

1. Que ya has creado los grupos donde quieres que se guarden los suscriptores (primer tutorial)
2. Y que ya tienes un formulario de suscripción listo
3. Más los boletines que quieres que se envíen diseñados y preparados

Si tenemos esas tres cosas, podemos seguir con el tutorial sin problema.

Lo primero es ir al menú Automatizaciones seguidamente hacer click en el botón Añadir.

Eso nos presentará dos nuevas opciones:

• Cumpleaños: nos permitirá enviar al suscriptor un email en la fecha de su cumpleaños, o una fecha anterior, como unos días antes por ejemplo.
• Personalizado: nos va a permitir configurar todavía más la automatización.

Elige Personalizado para seguir este tutorial y pulsa en su botón: Usar esta automatización.

1.1. Primera pantalla de configuración del autorespondedor

Vamos a repasar estas opciones primero:

• Nombre: este es el nombre que le daremos al automatismo, es algo interno, que nos sirve a nosotros para organizar los automatismos que tengamos
• Enviar solo una vez:  si queremos que aunque las condiciones se cumplan más veces, solo se le envíe una vez, marcaremos esta opción
• ¿Qué suscriptores te gustaría incluir?: si queremos incluir todos los de nuestra cuenta, o un grupo o segmento en concreto
• Grupos: si elegimos enviar a grupos, tendremos que elegir los grupos

Esta es la configuración básica donde elegimos principalmente el grupo o segmento.

Así cuando haya nuevos suscriptores en este grupo, se les enviará el email.

Para hacerlo necesitamos añadir un nuevo trigger, un trigger es una acción desencadenante. Para ello haz click en Añadir trigger.

1.2. Segunda pantalla de configuración del autorespondedor

En esta pantalla se nos presentan muchas opciones de automatismos, en dos bloques:

Actividad del Boletín

• Ha recibido el boletín
• Ha abierto el boletín
• Ha hecho click en el boletín
• No ha abierto el boletín
• No ha hecho click en el boletín

Actividad del suscriptor

• El suscriptor ha sido añadido al grupo
• Suscriptor eliminado del grupo

Para este tutorial, vamos a seguir la opción de Actividad del suscriptor, hacemos click en la pestaña correspondiente:

Y así veremos una pantalla con las dos opciones que hemos comentado:

Vamos a elegir la opción: El suscriptor ha sido añadido al grupo.

1.3. Tercera pantalla de configuración del autorespondedor

Ya casi lo tenemos todo listo.

Elegimos el nombre de este desencadenante, nuevamente esto es algo interno, para que sepamos nosotros en todo momento qué es lo que hace cada cosa.

Luego tenemos: Condiciones y Acción.

• Condiciones: Y podemos elegir si la acción se realizará después de unas horas, días, o de forma inmediata. Para este ejemplo elige Inmediatamente. Marcamos también el grupo, en este caso «deportistas».
  
  
• Acción: La acción a realizar será enviar un boletín, en este apartado lo elegimos. Y por último hacemos click en Validar y aplicar.

1.4. Cuarta pantalla de configuración del autorespondedor

La última pantalla es solo un resumen, para que veamos lo que hemos configurado, y lo aceptemos y guardemos.

Asegúrate de que todo está como quieres, y haz click en Crear automatización.

Una vez guardado, podremos ver este automatismo/autorespondedor en el listado:

Como ves está marcado como habilitado.

2. Probando el autorespondedor que hemos creado

Si queremos probar el autorespondedor que hemos creado, lo tenemos muy fácil.

Iremos al menú Suscriptores>>Formularios de suscripción:

Como ves aquí tenemos un formulario que creamos en un tutorial anterior.

Este formulario registra un nuevo suscriptor en el grupo «Deportistas».

Si hacemos click en la URL que vemos, nos llevará al formulario de suscripción, ahí podremos insertar un nuevo email, y probar el registro:

Una vez enviamos el formulario nos aparece este mensaje:

El contacto recibirá un email con un enlace para confirmar la suscripción.

Y después de confirmar, recibirá el email que hayamos establecido que debe recibir en la automatización:

Si nosotros queremos comprobar los emails que se están enviando ¿cómo lo hacemos?

3. Estadísticas de automatizaciones y autorespondedores

Para poder ver las estadísticas de las automatizaciones y autorespondedores iremos al menú Informes>>Automatizaciones.

Allí veremos las automatizaciones que tengamos creadas:

En esta pantalla tenemos solo información básica de cada automatización, como los emails enviados, visualizaciones y clicks.

Si queremos más información, haremos click en el icono de la lupa que hay a la derecha.

Como ves aquí podemos ver mucha más información, incluyendo gráficas que nos pueden ayudar mucho a ver la evolución de nuestras automatizaciones.

Y si hacemos click por ejemplo en Emails enviados podremos ver a qué contactos se les han enviado los emails:

Así es muy fácil hacer el seguimiento de lo que pasa con las automatizaciones.

4. Añadir más triggers o desencadenantes al autorespondedor

Hasta ahora hemos visto los pasos para crear una automatización que envíe un email al suscriptor, nada más se registra para recibir nuestras newsletters.

Pero, ¿y si queremos añadir un paso más? Por ejemplo, para que envíe un email un día después, así tendríamos:

1. Un email después de registrarse
2. Y un email un día después

Vamos a ver cómo lo haríamos.

Volvemos al menú de automatismos y editamos el que tenemos creado:

IMPORTANTE: No es necesario añadir una nueva automatización cada vez, si en realidad esta iría agrupada, como por ejemplo una serie de emails, es mejor crearlas dentro, editando la existente.

La configuración se va a mantener igual, para los nuevos suscriptores del grupo deportistas.

Lo que vamos a añadir es un paso más, lo haremos con el botón Añadir trigger.

Y la configuración será la siguiente:

En este caso tenemos:

1. Se ha de esperar 1 día después de que el contacto se suscribiera en el grupo «deportistas»
2. Y pasado un día enviamos un boletín

Ya está, así de fácil.

Ahora tendremos dos acciones en esta automatización:

Y eso es todo, ya lo tenemos todo listo.

5. Automatizaciones más fáciles de crear y de gestionar

Como hemos visto en este tutorial, es muy fácil crear automatizaciones, además ahora tenemos muchas más opciones:

1. Ha recibido el boletín
2. Ha abierto el boletín
3. Ha hecho click en el boletín
4. No ha abierto el boletín
5. No ha hecho click en el boletín
6. El suscriptor ha sido añadido al grupo
7. Suscriptor eliminado del grupo

Y, sobre todo, podemos agruparlas.

Así podemos tener automatizaciones diferentes para formularios o grupos diferentes, y segmentar de forma mucho más efectiva los embudos de conversión de diversos clientes objetivo.

A la vez que tenemos estadísticas completas para cada automatización por separado.