Manejo de los suscriptores

El menú de suscriptores muestra toda tu lista de contactos.

Esta lista se puede filtrar usando las pestañas principales: Búsqueda básica y Búsqueda avanzada.

La principal diferencia entre ellas es el número y el tipo de filtros disponibles: la búsqueda básica es mucho más simple y rápida, mientras que la búsqueda avanzada te permite filtrar tus contactos de una forma mucho más potente.

ÍNDICE

• 1. Añadir
• 2. Importar
  • 2.1. Elige la opción
  • 2.2. Mapear las columnas
  • 2.3. Revisa y confirma
• 3. Editar en masa
• 4. Filtros rápidos
• 5. Exportar a CSV
• 6. Zona de resultados
  • 6.1. Búsqueda básica
  • 6.2. Búsqueda avanzada

En el caso de la pestaña Búsqueda básica, la zona de búsqueda ofrece campos condicionales básicos como nombre, email, grupos, tags, fecha de creación, teléfono y estado de SMS, y teléfono y estado de WhatsApp.

Una vez que hayas definido las condiciones que se usarán para filtrar, puedes hacer clic en el botón Buscar para aplicarlas, o en Limpiar para eliminar todos los filtros.

Además de la zona de búsqueda, hay una serie de cinco botones de acción:

• Añadir: te permite crear un nuevo suscriptor.
• Importar: te permite importar tu lista de contactos de forma masiva.
• Editar en masa: aplica una acción masiva a los contactos seleccionados, o a todos si no hay ninguno seleccionado.
• Filtros rápidos: te permite filtrar por el estado del contacto (activo, lista negra, rebotado, inactivo, reportado como spam o baja).
• Exportar a CSV: exporta en formato CSV los contactos que cumplen los filtros definidos, si los hay.

1. Añadir

Te permite añadir un nuevo suscriptor y sus valores correspondientes en los campos personalizados, lo que te permitirá personalizar tus boletines de Email, además de seleccionar en qué grupos se registrará.

Para añadir un único suscriptor nuevo, solo tienes que hacer clic en +Añadir y verás los distintos campos; aquí solo el campo Email es obligatorio. Sin embargo, también tendrás que seleccionar el grupo o grupos a los que pertenecerá el suscriptor.

En la parte superior también puedes indicar el Teléfono SMS y el Teléfono WhatsApp del contacto, y en Información opcional puedes completar datos como dirección, ciudad, provincia, país, tags, idioma, zona horaria, cumpleaños o página web.

Si has creado campos personalizados, también aparecerán y podrás añadir la información correspondiente. En cualquier caso, el nuevo suscriptor se añadirá después de hacer clic en Crear Suscriptor.

2. Importar

Si quieres añadir más de un suscriptor, haz clic en Importar. Esta opción abrirá un asistente para importar contactos basado en tres áreas (1. Elige la opción, 2. Mapear las columnas y 3. Revisa y confirma).

2.1. Elige la opción

Aquí podrás añadir suscriptores de forma masiva usando cuatro vías distintas: Copiar y pegar, Subir archivos (.csv, .txt), Importar desde Mailchimp o Importación de Hubspot.

Importar mediante la función Copiar y pegar es sencillo: solo tienes que pegar un email por línea en la zona de adquisición de datos y hacer clic en IMPORTAR TXT.

Por otro lado, al seleccionar Subir archivos (.csv, .txt) se abre una zona de adquisición (Arrastra el archivo o haz clic aquí para seleccionarlo) donde puedes arrastrar y soltar el documento que quieras importar, o hacer clic dentro de esta zona para abrir un explorador de archivos desde el que subir el documento.

La opción Importar desde Mailchimp requiere una clave que deberás introducir en el campo Clave API - Mailchimp para que los datos se puedan importar desde Mailchimp. Para obtener esta clave API, es necesario iniciar sesión en tu cuenta de Mailchimp y acceder a la opción Profile >> Extras >> API keys >> Create A Key.

Después, la clave API (que es una secuencia alfanumérica) se mostrará en la zona Your API keys y deberás copiarla para añadirla en Mailrelay (Clave API - Mailchimp).

Después, pulsa Enter y se abrirá un menú desplegable llamado Lista en Mailchimp, donde tendrás que seleccionar la lista de contactos que quieras importar y hacer clic en Importar de Mailchimp.

Por último, la opción Importación de Hubspot te permite traer tus contactos directamente desde tu cuenta de HubSpot. Solo tienes que hacer clic en Iniciar sesión con Hubspot, acceder con tu cuenta y autorizar la conexión para continuar con la importación.

2.2. Mapear las columnas

Una vez que hayas seleccionado la lista de contactos con cualquiera de las opciones, podrás acceder a la opción que te permitirá asociar cada elemento a su campo correspondiente y a qué grupo/grupos quieres importar los contactos.

Así, en función de los campos/columnas detectados, las distintas columnas se mostrarán en Campo del archivo y, junto a cada registro, en la columna Campo encontrarás un menú desplegable para poder asociarlo a un campo concreto de entre los disponibles. En la columna Vista previa de los datos verás un ejemplo del contenido de cada columna para que te resulte más fácil asociarla. Si el archivo solo tiene una columna, el sistema asumirá que es el campo de email.

Después, simplemente selecciona el grupo de destino de los suscriptores en Importar en los grupos > Grupos y, si necesitas añadirlo a un grupo nuevo, puedes crearlo marcando la casilla Nuevo grupo y escribiendo el nombre del grupo que quieras crear.

Antes de continuar, tienes que indicar en Opciones adicionales el tratamiento que quieres dar a los suscriptores ya existentes. Aquí tendrás dos alternativas.

• Si no marcas la casilla Actualizar datos de suscriptores existentes: los suscriptores existentes se ignorarán y solo se importarán los suscriptores nuevos. En este caso, los suscriptores que ya estén en tus listas de contactos de Mailrelay no se importarán.
• Si marcas la casilla Actualizar datos de suscriptores existentes: el suscriptor se importará y se presentarán dos opciones de personalización: Mantener los suscriptores en sus grupos actuales y agregarlos además a los nuevos grupos seleccionados y Eliminar suscriptores de sus grupos actuales y agregarlos a los nuevos grupos seleccionados. Seleccionar estas opciones hará, respectivamente, que: los suscriptores que estás importando se añadan al nuevo grupo (o grupos) y permanezcan en los grupos en los que ya estaban, o que se eliminen de los grupos en los que ya estaban y se añadan al nuevo grupo (o grupos).

Ahora, simplemente marca la opción: Declaro que los datos a importar cumplen con el RGPD (si es aplicable en mi cuenta) y normativas antispam internacionales y han sido verificados con doble optin eximiendo a Mailrelay de toda responsabilidad ante cualquier daño, pérdida, responsabilidad, resolución o desembolso (incluidos gastos adicionales) que surja en relación con cualquier reclamación o acción legal si no fuese así.

Después, el proceso de mapeo de los suscriptores importados se completa haciendo clic en Importar, y el sistema los añadirá, llevándote directamente a la opción Revisa y confirma.

2.3. Revisa y confirma

Esta zona se utiliza para mostrar un informe de la importación, en el que puedes buscar entre los suscriptores importados usando los modificadores: Línea, Email y Resultado (tomando como base si se importó o no: Éxito o Fallado) y luego haciendo clic en el botón Buscar.

Justo debajo, puedes ver un resumen del resultado de la importación con una barra de progreso y, en caso de que haya habido algún fallo en el proceso, en la columna Razón del fallo se detalla el motivo del fallo. También puedes descargar este informe con el botón Exportar a CSV y consultar la pestaña Registro.

Puedes volver a consultar este informe en cualquier momento desde Suscriptores > Importaciones.

3. Editar en masa

En esta opción, puedes hacer ajustes de forma masiva aplicando una acción conjunta a lotes de suscriptores.

Después de hacer clic en el botón Editar en masa se mostrará una ventana emergente que indica el número total de suscriptores a los que se aplicará la edición masiva.

Justo debajo está el menú desplegable Acción, en el que debes seleccionar la acción de edición que quieres aplicar, entre las siguientes: Añadir al grupo, Sacar del grupo, Agregar etiquetas, Eliminar etiquetas, Actualizar campo, Sacar de la lista negra, Eliminar suscriptor (mover a papelera) y Eliminación permanente. Eliminar suscriptor (mover a papelera) deja el suscriptor en la papelera, desde donde puedes restaurarlo; permanece ahí sin plazo, hasta que lo elimines de forma permanente o hasta que se elimine la cuenta. Eliminación permanente borra los datos del suscriptor y anonimiza sus estadísticas, y no se puede deshacer: es la opción que debes usar cuando una persona ejerce su derecho de supresión (art. 17 del RGPD). Por la API, el equivalente es DELETE /subscribers/{id} con el parámetro permanent_delete: true.

Una vez hecho esto, simplemente haz clic en Enviar para realizar la acción deseada.

NOTA: La edición masiva se aplica a todos los emails seleccionados, si no hay ninguna selección activa, se aplicará a todos ellos o a grupos completos.

4. Filtros rápidos

Como su nombre indica, estos filtros se aplican de forma rápida y sencilla a todos los emails de la base de datos o a una selección/grupo que ya se haya filtrado previamente.

Los filtros se segmentan con un clic según el estado del suscriptor: Activo, Lista negra, Rebotado, Inactivo, Reportado como spam o Baja. Simplemente selecciona cualquiera de los filtros y se aplicará de inmediato.

5. Exportar a CSV

Esta función te permite exportar listas de suscriptores usando opciones personalizadas, extrayendo los contactos que se hayan filtrado por algún modificador o grupo seleccionado (si no hay filtros, el sistema exportará todos).

Después de hacer clic en Exportar a CSV, se abrirá una ventana emergente en la que deberás seleccionar los campos que quieres incluir en el documento que se exportará.

Además, si quieres añadir un encabezado para saber el valor que representa cada columna exportada, marca esta opción: Agregar encabezado a archivo.

En Campos, selecciona los campos que quieres añadir al documento (puedes usar Seleccionar todo; entre ellos también están los datos de grupos, teléfono y estado de SMS y de WhatsApp) y haz clic en el botón Exportar a CSV para descargarlo.

Una vez generado el archivo, se muestra un mensaje de confirmación con un enlace de descarga directa (Haz clic aquí para descargarlo), por si la descarga no se hubiera iniciado automáticamente.

Del mismo modo, también puedes acceder a esta exportación en Otros >> Archivos exportados (esta opción funciona como un historial de exportaciones anteriores), donde puedes Descargar o Eliminar cada archivo. Ten en cuenta que el sistema elimina automáticamente estos archivos después de 7 días.

6. Zona de resultados

La zona de resultados está compuesta por dos pestañas: Búsqueda básica y Búsqueda avanzada.

6.1. Búsqueda básica

Esta pestaña ofrece los siguientes modificadores de búsqueda: Nombre, Email, Grupos, Tags, Creado en (donde puedes indicar un periodo de tiempo específico), Teléfono SMS, Estado SMS (Activo y Dado de baja), Teléfono WhatsApp y Estado WhatsApp.

Así como los botones para iniciar la búsqueda y eliminar los filtros seleccionados, Buscar y Limpiar, respectivamente.

En tu zona de resultados puedes ver estas columnas: ID, Nombre, Email, Estado, Teléfono SMS, Estado SMS, Teléfono WhatsApp, Estado WhatsApp, Reputación del suscriptor, Creado en, Actualizado en y Tags. Además, hay tres botones de acción adicionales: Mostrar, Editar y Mover a papelera.

Si quieres cambiar las columnas que se muestran, haz clic en el icono del engranaje situado a la derecha de la cabecera de la tabla. Se abrirá la ventana Seleccionar columnas, donde puedes marcar o desmarcar columnas (por ejemplo, dirección o ciudad) y arrastrarlas para cambiar su orden. Haz clic en Aplicar para guardar los cambios.

Según los modificadores y filtros aplicados, la información que se muestra en la zona de resultados varía automáticamente. En la parte inferior de la zona de resultados aparecen numeradas las páginas de resultados, junto con las flechas de desplazamiento correspondientes.

Si has movido algún suscriptor a la papelera, puedes recuperarlo con el botón rojo de la papelera situado en la esquina superior derecha (Visualizar y restaurar suscriptores eliminados).

Los suscriptores permanecen en la papelera hasta que los elimines de forma permanente (apartado 3) o hasta que se elimine la cuenta.

6.2. Búsqueda avanzada

En el caso de la pestaña Búsqueda avanzada, la zona de búsqueda ofrece varias condiciones que se suman a otras para refinar la búsqueda con mayor precisión.

Las condiciones se organizan en grupos de condiciones. En la parte superior defines si los suscriptores deben cumplir todos los grupos o cualquiera de ellos (Coincidir todas o Coincidir cualquiera de estos grupos de condiciones) y, dentro de cada grupo, si deben cumplir todas o cualquiera de sus condiciones (Coincidir todas o Coincidir cualquiera de estas condiciones en este grupo).

Al principio, solo se ofrece una condición, pero puedes añadir tantas como quieras haciendo clic en el botón +Añadir condición. También puedes añadir grupos de condiciones con el botón +Añadir grupo de condiciones.

La estructura de todas las condiciones de búsqueda que puedes aplicar es la siguiente: un condicional principal perteneciente a una de las secciones ofrecidas: Suscriptor, Boletín, Actividad general y Campaña SMS, un condicional secundario en el que las opciones de filtrado varían según el condicional principal seleccionado; y un tercer valor que varía en función del segundo condicional.

Debido a las numerosas posibilidades que puedes usar para refinar las búsquedas, a continuación se ofrece un ejemplo para ilustrar el proceso de filtrado: buscar los suscriptores que tengan la etiqueta Cliente y que se hayan creado después del 01/09/2026.

Cada condición de búsqueda se puede eliminar haciendo clic en la papelera roja del lado derecho. Una vez creadas las condiciones deseadas, simplemente haz clic en Buscar para obtener los resultados de la búsqueda avanzada y, si quieres borrar todas las condiciones, haz clic en Limpiar.

Las funcionalidades de los botones Añadir, Importar, Editar en masa, Filtros rápidos y Exportar a CSV, así como la forma en que se muestran los datos en la zona de resultados, son exactamente las mismas que en la Búsqueda básica.