Manejo de los suscriptores

Suscriptores ofrece la información organizada en dos pestañas principales: Búsqueda básica y Búsqueda avanzada. 

Cuya principal diferencia está en la forma en la que permite ajustar los parámetros de filtrado, dado que una vez realizada la búsqueda los resultados generados se muestran con idéntico formato (mismas columnas de información) en la parte inferior de la misma pantalla.

TABLA DE CONTENIDOS

• 1. Añadir
• 2. Importar
  • 2.1. Elige la opción
  • 2.2. Mapear las columnas
  • 2.3. Revisa y confirma
• 3. Editar en masa
• 4. Filtros rápidos
• 5. Exportar a CSV
• 6. Zona de resultados
  • 6.1. Búsqueda básica
  • 6.1. Búsqueda avanzada

En el caso de la pestaña Búsqueda básica la zona de búsqueda ofrece cuatro condicionales, que son: Nombre contiene, Email contiene y Creado en (que permite establecer un periodo de tiempo donde acortar la búsqueda). Completa la zona de búsqueda el botón de Buscar (genera la búsqueda) y Limpiar (borra cualquier tipo de elemento de los condicionales).

Adicionalmente a la zona de búsqueda existen una serie de seis botones de acción Añadir (añade un único suscriptor), Importar (permite añadir suscriptores de forma masiva), Editar en masa (aplica una acción de forma conjunta a lotes de suscriptores), Filtros rápidos (suma filtros adicionales a los ya aplicados) y Exportar a CSV (exporta en formato CSV los correos que cumplen los filtros establecidos, si los hubiera).

1. Añadir

Permite añadir un nuevo suscriptor y sus valores correspondientes a los campos personalizados, así como definir su pertenencia a uno o mas grupos. 

Para añadir un único nuevo suscriptor tan solo pulsa en +Añadir y te aparecerán los distintos campos a rellenar, tan solo es obligatorio incluir el Email y marcar el grupo o grupos a los que se desea que se sume. 

Si tienes creados campos personalizados tambien te aparecerán para completarlos, en cualquier caso el nuevo suscriptor quedará subido tras pulsar en Crear suscriptor.

2. Importar

Si se desea añadir mas de un suscriptor, se debe de pulsar en Importar. Ello abre un asistente de importación de contactos basado en tres áreas (1. Elige la opción, 2. Mapear las columnas y 3. Revisa y confirma).

2.1. Elige la opción

Donde se permite la incorporación masiva de suscriptores mediante tres vías distintas: Copiar y pegar, Subir archivos (.csv, .txt) o Importar desde Mailchimp.



La incorporación desde Copiar y pegar es simple, tan solo es necesario pegar un email por línea en la zona de adquisición de datos y pulsar en IMPORTAR TXT.

Por su parte al seleccionar Subir archivos (.csv, .txt) abre una zona de adquisición (Arrastra el archivo o haz click aquí para seleccionarlo) donde se puede arrastrar el documento a importar o bien pulsando dentro de dicha zona se abre un explorador de archivos desde el que cargar el documento.


Por su parte Importar desde Mailchimp requiere que se introduzca una clave en el campo Clave API - Mailchimp para que se puedan importar los datos desde Mailchimp. Para obtener dicha clave API es necesario Iniciar sesión en Mailchimp e ir a Account>>Extras>>API Keys>>Create a Key. 

Tras ello la API Key (secuencia alfanumérica) aparecerá en la zona Your API keys y deberás de copiarla para colocarla en Mailrelay (Clave API - Mailchimp), tras ello se ha de pulsar Enter y se abrirá un menú desplegable llamado Lista en Mailchimp donde se ha de seleccionar la lista de contactos a importar y tras ello pulsar en Importar de Mailchimp.

2.2. Mapear las columnas

Tras completar la toma de los contactos mediante cualquier de las tres opciones se accede a la opción donde asociar cada elemento a su campo correspondiente y grupo/grupos de pertenencia.

Asi, en función de los campos/columnas detectadas aparecen las distintas columnas en Campo del archivo y junto a cada registro en la columna Campo aparece un desplegable para que sea asociado a un campo concreto de entre los disponibles. 

Tras ello basta con seleccionar el grupo de destino de los suscriptores en Grupos y en caso de necesitar añadirlo a un nuevo grupo el mismo se crea pulsando en el checkbox Nuevo Grupo y escribiendo el nombre del grupo a crear en Nombre del nuevo grupo.

Antes de continuar es necesario indicar en, Opciones adicionales, el tratamiento deseado para los suscriptores ya existentes, para ello puedes hacer dos cosas.

1. No marcar la casilla Actualizar datos de suscriptores existentes - Si no se marca los suscriptores existentes serán ignorados y sólo se subirán los nuevos en cuyo caso el suscriptor no se importará en caso de ya estar en tu base de contactos de Mailrelay.
   
   
2. Marcar la casilla Actualizar datos de suscriptores existentes - Si no se marca los suscriptores existentes serán ignorados y sólo se subirán los nuevos en cuyo caso el suscriptor se importará, y se presentarán dos opciones de personalización: Mantener los suscriptores en sus grupos actuales y agregarlos además a los nuevos grupos seleccionados y Eliminar suscriptores de sus grupos actuales y agregarlos a los nuevos grupos seleccionados, cuya selección propicia, respectivamente que: los suscriptores a importar se sume al nuevo grupo (o grupos) y permanezca en los que ya estaba, o bien que salgan de los grupos en los que ya estaban y se añadan al nuevo grupo (o grupos) seleccionados.

Al mismo tiempo deberás de marcar la opción: Declaro que los datos a importar cumplen con el RGPD (si es aplicable en mi cuenta) y normativas antispam internacionales y han sido verificados con doble optin eximiendo a Mailrelay de toda responsabilidad ante cualquier daño, pérdida, responsabilidad, resolución o desembolso (incluidos gastos adicionales) que surja en relación con cualquier reclamación o acción legal si no fuese así, para poder importar.

Tras ello el mapeo o asignación de valores a la importación concluye pulsando en Importar y el sistema los añadirá, pasando directamente la opción  3. Revisa y confirma.

2.3. Revisa y confirma

Esta área sirve para mostrar un reporte de la importación, donde se pueden realizar búsquedas entre los suscriptores importados valiéndonos de los modificadores: Línea igual, Email contiene (correo importado) y Resultado igual (tomando como base si el mismo ha sido importado o no, Éxito ó Fallado. y pulsando luego en Buscar.

Justo debajo puedes observar un resumen del resultado de la importación y en caso de que hubiera habido algún fallo en la misma, bajo la columna Razón del fallo se detalla el motivo del fallo.

3. Editar en masa

Desde esta opción se pueden realizar ajustes de forma masiva, aplicando una  acción de forma conjunta a lotes de suscriptores. 

Tras pulsar en el botón Editar en masa aparece una ventana emergente donde se indica el total de suscriptores a los que se aplicará la edición en masa. Justo debajo está el desplegable Acción donde se ha de selecciona la acción de edición a llevar a cabo de entre: Añadir al grupo, Sacar del grupo, Sacar de la lista negra, Eliminar suscriptor (mover a papelera) y Eliminación permanente. 

Con ello listo, basta con pulsar en Enviar para la ejecución de la acción.

NOTA: la edición en masa se aplica sobre la totalidad de los emails seleccionados, en caso de no haber ninguna selección activa lo realiza sobre la totalidad de los mismos o bien sobre grupos completos. 

4. Filtros rápidos

Como su nombre indica son filtros que se aplican de forma rápida y sencilla a la totalidad de correos de la base de datos o bien sobre una selección/grupo por la que previamente se haya filtrado. 

Los filtros segmentan en un click en base a estos estados del suscriptor: Activo, Lista Negra, Rebotado, Inactivo, Reportado como spam ó Baja.


Basta seleccionar cualquiera de los filtros para que de inmediato de aplique.

5. Exportar a CSV

Permite la exportación de listados de suscriptores de forma personalizable, tomando los que han sido filtrados por algún modificador o grupo para ello (en caso de ausencia de filtros exporta todos). 


Tras pulsar en Exportar a CSV, se abre una ventana emergente donde se han de seleccionar los campos que deseamos formen parte del documento a exportar así como si se quiere añadir un encabezado para conocer el valor representado por cada columna exportada, ello se hace marcando: Agregar encabezado al archivo.

Por su parte en Campos se seleccionan los campos que formarán parte del documento y basta con pulsar en el botón  Exportar a CSV para la descarga del mismo. 

Con ello se muestra una pantalla informativa donde se permite la descargar directa en caso de error en la descarga inicial y del mismo modo en Otros>>Archivos exportados dicha exportación también está accesible (funciona a modo de histórico de la exportaciones realizadas).

6. Zona de resultados

La zona de resultados está compuesta dos pestañas: Búsqueda básica y Búsqueda avanzada. 

6.1. Búsqueda básica

Esta pestaña ofrece los siguientes modificadores de búsqueda: Nombre contiene, Email contiene, Grupos, Creado en (donde se puede indicar un periodo de tiempo concreto) y Estado SMS (Activo y Dado de baja). Además del botón para hacer la búsqueda y para borrar los modificadores seleccionados, Buscar y Limpiar, respectivamente. 

Su zona de resultados que tiene un total de siete columnas: ID, Nombre, Email, Estado, Télefono SMS, Estado SMS, Reputación del suscriptor, Creado en y Actualizado en; así como tres botones de acción adicionales: Mostrar, Editar y Mover a la papelera. 

En base a los modificadores y filtros aplicados la información mostrada en la zona de resultados varía de forma automática. En la zona inferior de la zona de resultados se encuentran numeradas las páginas de resultados obtenidos y las correspondientes flechas de desplazamiento.



6.1. Búsqueda avanzada

En el caso de la pestaña Búsqueda avanzada la zona de búsqueda ofrece diversos condicionales que se añaden a otros para refinar la búsqueda de forma más precisa. 

La primera condición a crear parte de definir si los suscriptores deben coincidir total o parcialmente con las condiciones seleccionadas. Ello se indica en Los suscriptores deben coincidir (Todos o Cualquier) condiciones a continuación:, tras ello se pasa a crear las condiciones propiamente dichas de forma mas precisa. De inicio tan solo ofrece una condición pero se pueden añadir tantas como se deseen desde el botón Añadir condición.

La anatomía de todos los condicionales de búsqueda a aplicar es la siguiente: un condicional principal perteneciente a cualquiera de los cuatro apartados ofrecidos: Suscriptor, Boletin, Actividad general y Campo personalizado; un condicional secundario donde sus opciones de filtrado varían en base al condicional principal seleccionado y un tercer condicional cuyos valores varian al segundo condicional.
 

Debido a la amplias posibilidades de refinar las búsquedas, en la inferior superior se ofrecen varios ejemplos aclaratorios de ello.

Cada condición de búsqueda puede eliminarse pulsando en la papelera de color rojo de su parte izquierda. Una vez creadas las condiciones deseadas basta con pulsar en Buscar para obtener el resultado de la búsqueda avanzada y si se desean limpiar todas las condiciones basta con pulsar en Limpiar.

Las funcionalidades de los botones Añadir, Importar, Editar en Masa, Filtros rápidos, Exportar a CSV así como la forma en la que se devuelven los datos en la zona de visualización son exactamente iguales a los de la Búsqueda básica.