Què són els emails transaccionals? Opcions SMTP i API

A diferència dels enviaments massius, els emails transaccionals s'envien a una única persona. L'objectiu és comunicar algun aspecte important o una acció requerida a l'usuari, o generada per ell.

Un exemple molt conegut són els emails transaccionals amb el resum d'una comanda. Són molt útils perquè ens ajuden a tenir un registre, en el nostre poder, de les coses que hem comprat.

Però n'hi ha molts més:

• L'email de confirmació d'alta després de la subscripció
• Els que envien informació amb les dades d'accés a algun compte
• O els canvis d'estat d'una comanda

Tots contenen informació rellevant per a un usuari concret i han d'arribar de manera immediata, en el moment adequat.

TAULA DE CONTINGUTS

• 1.- És possible enviar emails transaccionals amb una eina d'email massiu?
  • 1.1.- Emails transaccionals enviats des de la mateixa interfície d'usuari
  • 1.2.- Emails transaccionals enviats per SMTP
  • 1.3.- Emails transaccionals enviats mitjançant API
• 2.- Cas d'exemple: ús de camps personalitzats per enviar adjunts
  • 2.1.- El primer pas serà crear un camp personalitzat
  • 2.2.- Després afegim el camp a un butlletí o newsletter
  • 2.3.- Importació de les dades dels contactes
• 3.- Cas d'exemple: ús de camps personalitzats per enviar adjunts mitjançant API
  • 3.1- Com pots accedir a la documentació de l'API?
  • 3.2.- Crear camps personalitzats mitjançant API
  • 3.3.- Importar contactes mitjançant l'API
  • 3.4.- Crear el mailing amb el camp personalitzat
• 4.- Cas d'exemple: ús de l'SMTP per enviar correus personalitzats amb URL a l'adjunt
  • 4.1.- Un cop activat l'SMTP
  • 4.2.- Activar l'obtenció d'estadístiques en els enviaments SMTP
  • 4.3.- Revisar les estadístiques SMTP
• 5.- En resum
  
  

1.- És possible enviar emails transaccionals amb una eina d'email massiu?

Tot i que les eines d'email massiu, com Mailrelay, estan orientades a enviar grans volums d'emails a milers de contactes, de vegades també disposen d'eines per enviar emails transaccionals.

1.1.- Emails transaccionals enviats des de la mateixa interfície d'usuari

Com hem comentat, les eines d'email màrqueting s'utilitzen per enviar grans volums, però hi ha situacions en què cal enviar un email transaccional.

Per exemple:

• Emails de confirmació de la subscripció (doble opt-in)
• Emails d'automatització (en resposta a la subscripció, el dia de l'aniversari, en registrar-se a una nova llista, etc.)
• Fins i tot per confirmar la baixa
  
  

Tots aquests emails se solen gestionar des del mateix tauler de l'eina d'email màrqueting, que permet editar-los, programar-ne l'enviament i registrar-los.

Un cop configurats, no caldrà fer res més, ja que serà la mateixa eina la que s'encarregarà dels enviaments en el moment adequat.

Què passa amb altres tipus d'emails, com els de resum de compra?

En aquest cas no s'envien des de la mateixa plataforma, perquè no hi ha comunicació directa entre l'eina externa i Mailrelay.

Tot i així, és possible utilitzar Mailrelay per enviar els emails transaccionals d'una botiga en línia.

1.2.- Emails transaccionals enviats per SMTP

Avui dia la majoria de plataformes d'ecommerce, com ara:

• Prestashop
• Woocommerce
• Magento

Permeten configurar l'enviament mitjançant SMTP.

El més habitual és que aquestes plataformes utilitzin el servidor on estan allotjades per enviar els emails, amb les limitacions habituals.

Al principi, quan el teu ecommerce està «acabat de sortir del forn», és molt probable que no notis res ni tinguis cap problema.

Tanmateix, a mesura que la teva botiga guanya volum de vendes i gestiona més emails, és molt probable que arribis als límits que imposen els serveis d'allotjament.

Tingues en compte que es poden enviar molts emails:

• Resum de la compra
• Canvis en l'estat de la compra
• Possibles errors o modificacions
• Promocions de productes relacionats
• Etc.

Tot això s'ha d'anar enviant de manera constant, cada dia.

I arriba un moment en què el servei d'allotjament no ho pot assumir.

En aquest cas és possible configurar l'SMTP de Mailrelay de manera senzilla perquè aquests enviaments es facin des de l'eina d'email màrqueting, en lloc de des de l'allotjament.

Aquesta és una solució immediata per enviar tots aquests emails transaccionals des d'una plataforma d'enviament eficient.

1.3.- Emails transaccionals enviats mitjançant API

L'última opció per enviar emails transaccionals amb Mailrelay és utilitzar l'API de desenvolupament. És una alternativa eficaç per fer servir amb apps, CRM o programari similar, integrant-los amb Mailrelay per enviar emails transaccionals en les situacions més diverses:

• Quan l'usuari fa una acció concreta
• En funció de certs condicionants (temps d'ús, preferències)
• Com a confirmació o recordatori d'algun esdeveniment
• Etc.

Són accions molt diverses i, per tant, difícils de gestionar des d'una aplicació d'email màrqueting convencional. Disposar d'una API que permeti connectar ambdues eines és la millor opció.

2.- Cas d'exemple: ús de camps personalitzats per enviar adjunts

A continuació veurem un cas d'exemple d'enviament massiu amb fitxers adjunts. Cada adjunt serà únic per a cada contacte.

No és aconsellable adjuntar els fitxers directament a l'email perquè:

• Afavoreix que els emails siguin marcats com a spam
• I augmenta el pes de l'email i els seus costos d'enviament

Per això veurem una alternativa molt eficaç que ens permetrà evitar aquests problemes.

Consisteix a allotjar els adjunts en una ubicació externa i incloure al mailing un enllaç per descarregar-los.

2.1.- El primer pas serà crear un camp personalitzat

Des del menú Subscriptors>>Camps personalitzats i el botó Afegir:

El tipus de camp que triem és «text», perquè aquí és on aniran les URL.

Com a nom del camp i etiqueta posem «URL», i podem deixar la resta de camps buits si ho volem.

2.2.- Després afegim el camp a un butlletí o newsletter

Com podem afegir aquest camp URL a un email? D'aquesta manera:

{{ subscriber.custom_fields.URL }}

En el moment de l'enviament, aquesta etiqueta se substituirà pel contingut del camp personalitzat.

Per afegir-la a un enllaç ho faríem així:

Com pots veure, només cal seleccionar el text que volem enllaçar i fer clic a la icona de la cadena de l'editor. Després, a la casella URL, afegeixes l'etiqueta que t'he comentat abans.

IMPORTANT: dependrà de si puges les URL amb el protocol (https://, per exemple) o no. Si les puges amb el protocol, a la casella tria «altre»; en cas contrari, tria l'adequat.

2.3.- Importació de les dades dels contactes

L'últim pas que quedaria seria importar els contactes amb les seves dades d'URL. El CSV podria tenir aquest aspecte, per exemple:

En aquest cas serien 3 camps separats per comes

• L'email
• El nom
• I la URL. En aquest cas, fixa't que inclou el protocol https:// al davant

Un cop tinguis el fitxer, pots anar al menú Subscriptors>>Importacions>>Nova importació. El pas següent et deixarà triar els camps i aparellar-los amb les columnes adequades:

D'aquesta manera pots importar tots els contactes que vulguis, cadascun amb la seva URL corresponent. En el moment de l'enviament, el sistema substituirà l'etiqueta per la URL corresponent de cada contacte i, així, podran accedir al fitxer sense problemes.

3.- Cas d'exemple: ús de camps personalitzats per enviar adjunts mitjançant API

Una altra opció per enviar emails massius amb adjunts és utilitzar l'API de desenvolupament inclosa als comptes de Mailrelay.

Per activar-la, pots anar al menú Configuració>>Claus API i fer clic al botó Afegir. En fer-ho es generarà un Token d'API, que serà necessari per a totes les crides i peticions de l'API.

3.1- Com pots accedir a la documentació de l'API?

A la pantalla on actives les claus API hi ha un enllaç per accedir a la documentació:

A la pantalla a la qual accedeixes des d'aquest enllaç trobaràs tota la documentació de l'API:

• Tots els mètodes i crides disponibles, documentats
• Paràmetres disponibles, missatges d'error i d'OK
• Exemples de codi en diversos llenguatges de programació
• Fins i tot és possible fer peticions reals des de la mateixa pàgina de documentació

El primer pas seria el mateix en aquest cas

3.2.- Crear camps personalitzats mitjançant API

Per fer-ho utilitzarem el mètode Custom fields – post:

Per exemple, el podríem omplir així:

Els valors que estem introduint són els mateixos que vam veure al cas d'exemple del punt 2; l'única diferència és que en aquest cas hem anomenat el camp personalitzat URL2, simplement perquè no coincideixi amb el del cas d'exemple del punt 2.

Executar aquest codi amb el botó TRY ens retornarà el missatge següent:

Fixa't també que una mica més avall apareix la secció d'exemples de codi. Aquesta opció està sempre disponible per a tots els mètodes documentats a l'API.

3.3.- Importar contactes mitjançant l'API

Un cop tenim els camps personalitzats creats, és el moment d'importar els contactes, cosa que també podem fer mitjançant l'API:

El mètode que utilitzarem serà Imports – Post /imports. Aquí pots veure un exemple per a aquest fitxer:

El contingut d'aquest fitxer CSV s'ha de codificar en base64:

Pots veure els diferents valors necessaris per a la importació:

• El nom del fitxer i el seu contingut, codificat en base64
• En quina columna es troba l'email
• En quina columna es troba el nom
• En quina columna es troba el camp personalitzat: custom_field_id. L'id serà el del camp personalitzat
• I el grup on s'importaran els contactes

3.4.- Crear el mailing amb el camp personalitzat

Per últim, només quedaria preparar el mailing perquè faci servir el camp personalitzat:

Per crear el butlletí només cal utilitzar el mètode Campaigns – Post / campaigns amb els valors següents:

• L'id del remitent
• L'assumpte
• El contingut HTML, amb cura d'escapar els caràcters especials.
• I el grup o segment al qual s'enviarà.

I, finalment, per fer l'enviament utilitzaríem el mètode següent:

Amb això es faria l'enviament, substituint el camp personalitzat pel seu valor per a cada contacte.

4.- Cas d'exemple: ús de l'SMTP per enviar correus personalitzats amb URL a l'adjunt

Aquesta última opció potser és una de les més senzilles. A més, permet enviar un email totalment personalitzat a cada contacte, sense necessitat d'utilitzar variables personalitzades.

En principi, tots els comptes de Mailrelay inclouen un servidor SMTP. Per activar-lo només has d'anar al menú Configuració>>Configuracions SMTP i fer clic al botó corresponent.

IMPORTANT: per poder activar l'SMTP, tots els remitents del teu compte han de tenir el registre SPF configurat correctament.

En activar l'SMTP, el sistema t'indicarà:

• L'host
• Port
• Usuari
• Contrasenya
• Activar tracking: d'això en parlarem després
• Destinataris.csv: aquesta opció permet enviar tots els destinataris en un adjunt, per fer tot l'enviament massiu enviant un sol email. Aquesta opció no serveix per al cas que estem comentant ara, així que pots deixar-la desactivada.

RECOMANAT: si oblides la contrasenya, en podràs generar una de nova, ja que al tauler només es mostra en activar l'SMTP.

4.1.- Un cop activat l'SMTP

Podràs veure alguns exemples de codi per utilitzar-lo:

En el cas de PHP, s'utilitza la popular llibreria PHPMailer, que pots descarregar de manera gratuïta.

Com et comentava abans, l'avantatge d'utilitzar l'SMTP és que pots enviar un missatge diferent a cada contacte (Body):

D'aquesta manera, cada contacte pot tenir directament la URL adequada per descarregar l'adjunt corresponent. Si a més necessites obtenir estadístiques, és molt fàcil

4.2.- Activar l'obtenció d'estadístiques en els enviaments SMTP

El primer pas és activar l'SMTP tracking al menú Configuració>>Configuracions SMTP.

Un cop fet, en cada enviament caldrà afegir a l'assumpte de l'email una etiqueta com aquesta:

[X-MR-Tags: 01]

No et preocupis, l'etiqueta no serà visible. El sistema la fa servir per preparar cada email que envies per SMTP perquè tingui seguiment d'obertures i de clics als enllaços.

Aquesta etiqueta:

• Ha d'anar al principi de l'assumpte, com a primer element
• Només pots modificar el 01; la resta ha de ser igual
• No incloguis espais: per exemple, [X-MR-Tags: mailingOctubre] és correcte, mentre que [X-MR-Tags: mailing Octubre ] no ho seria

4.3.- Revisar les estadístiques SMTP

Un cop facis els enviaments amb el tracking SMTP activat i l'etiqueta corresponent, podràs accedir a les estadístiques al menú Informes>>Emails SMTP.

A la zona superior dreta veuràs un botó que diu Informe:

Aquest botó et portarà a la zona amb el detall de l'informe d'enviaments SMTP. A dalt tindràs les opcions de filtratge, incloses les etiquetes que comentàvem:

Les opcions de filtratge són:

• Data d'inici
• Data de fi
• Agrupar per
• Etiquetes SMTP

Això t'oferirà estadístiques de:

• Emails enviats
• Obertures (visualitzacions)
• Clics

De fet, Mailrelay és l'única eina que ofereix estadístiques dels enviaments mitjançant SMTP.

5.- En resum

Els emails transaccionals són més habituals del que podríem pensar en un primer moment; per això Mailrelay ofereix diverses opcions per enviar-los:

• Des del tauler de l'aplicació
• Via servidor SMTP
• Utilitzant l'API de desenvolupament

Gràcies a això, disposes d'un ampli ventall d'opcions per gestionar els emails transaccionals en qualsevol situació.